7 coisas que você nem imaginava sobre o Outlook

Estamos todos empenhados em facilitar a vida – especialmente quando se trata de internet de alta velocidade, sistemas comerciais e fluxo de trabalho, ainda mais com o aplicativo outlook entrar.

Então, o que resta agora que você tem o melhor serviço de banda larga em seu escritório ou sua casa? Alguns truques de e-mail que economizam tempo e dinheiro! Aqui está nossa lista de coisas que você (provavelmente) não sabia sobre o Microsoft Outlook:

1. Feriados públicos em seu calendário

Se você quiser manter os feriados públicos sempre informados, o Microsoft Outlook pode adicioná-los automaticamente ao seu calendário. Ele tem quase 100 locais diferentes para escolher.

Para habilitar isto, basta ir até: Opções (Arquivo – Opções) – Calendário – Adicione feriados e escolha os países com os quais você está trabalhando. Eles são definidos como ‘Eventos de Todos os Dias’ por padrão, mas você pode personalizar de acordo com o seu desejo, com cores, lembretes e até mesmo definir-se como Fora do Escritório para feriados que se aplicam.

2. Dois Fusos Horários

Quando se trabalha em vários fusos horários, é importante, ao estabelecer as reuniões, evitar estabelecer os horários muito cedo ou muito tarde. Para evitar o problema de andar por aí com o Google tentando descobrir isso, o Outlook pode ajudá-lo mostrando dois fusos horários ao mesmo tempo. Para habilitá-lo, vá para: Opções – Calendário – Fusos horários – Mostrar um segundo fuso horário.

3. Cores automáticas

A definição de regras pré-definidas no Microsoft Outlook pode ajudá-lo a colorir seus e-mails e reuniões automaticamente. Por exemplo, você pode definir os e-mails recebidos de seu chefe para uma cor específica.

Para fazer isso, escolha: Configurações  – Formatação Condicional (ou Formatação Automática), e você pode adicionar regras simples para ajudar a organizar melhor sua caixa de entrada. Seu calendário e e-mail têm conjuntos separados de regras, mas podem ser acessados da mesma forma.

4. Função de Busca

Você pensaria que o mecanismo de busca é bastante rudimentar, mas muitas pessoas não o utilizam de forma eficaz. Confira sempre demais artigos para saber melhor sobre como conseguir aproveitar o sistema de busca do Outlook.

5. Alerta de Desktop

Os alertas ao seu redor podem distrair, aparecer e interromper o que quer que esteja focado no momento. O cérebro é incapaz de fazer as coisas ao mesmo tempo de forma eficaz, então por que optar por algo que claramente o tornará menos eficiente? Para desativar o Desktop Alert no Outlook, vá para: Opções – E-mail – desabilitar a opção “Mostrar um Desktop Alert”.

6. Manual de marcar quando lido

Por padrão, o Microsoft Outlook marca os itens como lidos depois que você os abre. Isto pode fazer com que a correspondência se perca antes que você tenha tido a chance de realmente lê-la. Tente desativar esse recurso, indo para: Opções – Email – Aviso de leitura – desabilitar “Marcar item como lido quando a seleção muda”. Quando você terminar e quiser marcar o item como lido, use Ctrl+Q.

7. Compartilhando Calendários

Trabalhar de forma coesa como uma equipe requer coordenação – coordenando o trabalho, coordenando horários, coordenando reuniões. Pode ser difícil agendar uma reunião em um horário apropriado se você não estiver ciente do horário de trabalho de todos os outros.

Compartilhar seu calendário é o primeiro passo para uma melhor coordenação. Clique com o botão direito do mouse em ‘Meus Calendários’, vá para Compartilhar e depois clique em ‘Compartilhar Calendário’.